EZD RP — elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji

Strategia Informatyzacji Państwa

Rozdział 4.  EZD RP - elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji

Jednym z priorytetowych działań strategicznych Ministra Cyfryzacji w obszarze informatyzacji usług publicznych, ogłoszonych na początku 2016 roku, jest przyjęcie standardu elektronicznego obiegu dokumentów w administracji. Budowa, rozwój i utrzymanie jednolitego systemu klasy EZD stosowanego powszechnie w administracji rządowej RP, jako fundamentu sprawnej e-administracji, to jeden z filarów działań Ministra Cyfryzacji.

Od 1 czerwca 2016 roku Minister Cyfryzacji uruchomił projekt EZD RP mający na celu ustanowienie jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji rządowej oraz standardu systemów klasy EZD w administracji publicznej RP. Mając na uwadze kluczowe znaczenie systemów EZD jako naturalnego integratora systemów teleinformatycznych wykorzystywanych przez urzędników w codziennej pracy oraz cyfryzacji procesów administracyjnych, projekt EZD RP ma być fundamentem wszelkich działań związanych z usprawnianiem polskiej administracji, wprowadzając transparentność i otwartość polskich urzędów. 

EZD RP to fuzja dotychczasowego przedsięwzięcia Wojewody Podlaskiego, który na bazie darmowego systemu EZD PUW stworzył sieć współpracujących ze sobą urzędów rządowych, samorządowych oraz uczelni wyższych, z działaniami COI udostępniającego system eDOK i prowadzenie przedsięwzięcia jako wspólnego pod auspicjami Ministra Cyfryzacji. Włączenie COI i Zespołu Wojewody Podlaskiego w przedsięwzięcie MC, połączone z działaniami oraz doświadczeniem Zespołu EZD PUW uwolni potężny potencjał i pozwoli stworzyć jednolity system EZD RP, stanowiący podstawy funkcjonowania polskiej administracji.

System EZD RP jako własność Skarbu Państwa na zasadach niekomercyjnych będzie przekazywany, utrzymywany i rozwijany na rzecz podmiotów realizujących zadania publiczne. Dysponentem odpowiedzialnym za finansowanie z budżetu Państwa, bezpieczeństwo i stały rozwój systemu będzie Minister Cyfryzacji. Przedsięwzięcie bazować będzie na wartościach i filozofii współpracy jednostek administracji publicznej wypracowanej w trakcie przedsięwzięcia Wojewody Podlaskiego.

Ważnym aspektem przedsięwzięcia będzie budowanie kompetencji po stronie partnerów EZD RP i wspieranie ich na wszystkich etapach wdrażania, a następnie utrzymania systemu. Sam system będzie wieloplatformowy i budowany w technologii usługi chmurowej, z dużym naciskiem na wartość integracyjną i możliwość dostosowywania systemu do specyficznych potrzeb poszczególnych urzędów i organizacji. Zbudowane zostaną narzędzia do migracji danych z EZD PUW i eDOK do EZD RP, a wszystkie zainteresowane podmioty, korzystające z systemu EZD PUW oraz eDok, otrzymają wsparcie w zakresie prac przy migracji danych, co pozwoli na płynne przejście i kontynuację dokumentowania spraw w systemie EZD RP. Harmonogram tych prac będzie uzgadniany indywidualnie z zainteresowanymi jednostkami. System EZD RP poprzez warstwę integracyjną i API będzie stawał się integratorem systemów dziedzinowych, stanowiąc fundament zarządzania organizacją jak system klasy ERP (Enterprise Resource Planning), co pozwoli na kompleksową obsługę procesów realizowanych w urzędzie. Będzie także rozwijany o nowe moduły, opisane w ramach docelowej architektury EZD RP.

W ramach dalszego rozwoju systemu EZD RP i usadowienia go w modelu Architektury Informacyjnej Państwa, istotnym elementem będzie warstwa integracyjna systemu EZD (API EZD RP) na co najmniej trzech poziomach:

• udostępniania dokumentów i informacji publicznej w postaci elektronicznej gromadzonych w systemach klasy EZD w sposób maksymalnie zautomatyzowany (w szczególności poprzez Portal Rzeczypospolitej Polskiej), z możliwością przetwarzania udostępnianych danych przez systemy zewnętrzne,
• umożliwienie dostępu do zasobów informacyjnych Państwa (rejestrów) w sposób bezpieczny i rozliczalny, celem upraszczania procedur administracyjnych i spraw prowadzonych
  w systemach EZD,
• umożliwienie integracji systemów dziedzinowych urzędów użytkujących EZD RP, ustanawiając go fundamentem i integratorem funkcjonowania systemów teleinformatycznych organizacji, dążąc do realizacji zasady, iż rejestr pism wpływających jest jeden w urzędzie.

Ważnym elementem rozwoju API EZD będzie umożliwienie tworzenia przez Partnerów dodatkowych modułów systemu EZD RP własnymi zasobami lub przy pomocy firm komercyjnych.

Udostępnianie części kodów źródłowych EZD RP (oprócz tych związanych z jednolitością oraz bezpieczeństwem systemu, czyli bez naruszenia kodów jednolitego systemu EZD RP) oraz metod integracji danych i usług, pozwoli na włączenie się do rozwoju EZD RP wielu instytucjom, przedsiębiorcom, osobom fizycznym, tworząc dodatkową open-source’ową ścieżkę rozwoju EZD RP. Da to obywatelom i przedsiębiorcom możliwość włączenia się w budowę fundamentu polskiej e-administracji. Podejście takie może dać impuls do uwolnienia potencjału podmiotów współpracujących z podmiotami realizującymi zadania publiczne w zakresie rozbudowy EZD RP o wiele open-source’owych rozwiązań otaczających jednolity system.

Architektura EZD RP będzie usługowa, nastawiona na model SaaS (Software as a Service). Podstawowym założeniem jest umożliwienie wielu modeli wdrożenia, a architektura usługowa zapewni dużą dostępność systemu i możliwości jego wdrożenia oraz migracji pomiędzy urzędami. W ramach projektu EZD RP Ministerstwo Cyfryzacji nie tylko udostępni w roku 2018 docelowy system EZD RP w nowej, usługowej architekturze ale także sam system w usłudze chmurowej, umożliwiając korzystanie z EZD RP bez inwestowania urzędów go użytkujących w infrastrukturę serwerową. System EZD RP będzie utrzymywany i udostępniany przez COI, jako zadanie zlecone przez MC.

EZD RP będzie systemem referencyjnym dla innych systemów klasy EZD (komercyjnych, dopuszczonych do stosowania w administracji pozarządowej) wyznaczając standard ustanowiony na poziomie przepisu prawa i publikowany wraz z innymi rekomendacjami na stronie ezd.gov.pl – oficjalna, rządowa strona EZD RP.

Elastyczność jednolitego narzędzia, uwzględniającego specyfikę poszczególnych urzędów to także, poza powyższymi mechanizmami, rozwój silników procesów i procesowości w administracji oraz business intelligence^[1], umożliwiające samodzielne budowanie procesów, raportów i rejestrów przez poszczególne urzędy. Rozwiązania te będą powiązane z Zintegrowaną Platformą Analityczną wpisując się w centralne zarządzanie informacją oraz spełniając narzucone standardy. Wsparcie kompetencyjne w tych obszarach będzie objęte szczególną opieką w ramach przedsięwzięcia EZD RP.

System EZD RP dedykowany będzie administracji rządowej RP - ministerstwa i urzędy centralne oraz  terenowa administracja rządowa. W strategii rozwoju EZD RP uwzględnione będą także inne ścieżki rozwoju systemu EZD PUW – administracja samorządowa i szkolnictwo wyższe, ale wspierane przez tworzone przez zainteresowane podmioty/organizacje centra kompetencyjne wspierające wdrażanie i rozwój jednolitego systemu na rzecz innych podmiotów.

Portal ezd.gov.pl będzie nadal miejscem wymiany wiedzy, informacji i dzielenia się doświadczeniem pomiędzy Partnerami EZD RP, ale rozbudowany zostanie o nowe mechanizmy, w tym CRM w zakresie komunikacji pomiędzy Partnerami EZD RP. Rozbudowywana będzie także warstwa statystyk z zakresu funkcjonowania polskiej administracji na bazie danych zbieranych
z poszczególnych instancji systemu EZD RP.

Do końca lipca 2016r. zostanie opublikowany harmonogram i dalsze szczegóły realizacji przedsięwzięcia EZD RP ze szczególnym uwzględnieniem okresu przejściowego, w którym dotychczasowi Partnerzy EZD PUW oraz urzędy użytkujące system eDOK będą objęte dalszym wsparciem, również w zakresie przygotowania migracji do jednolitego systemu EZD RP.

W IV kwartale zostaną dodatkowo opublikowane następujące dokumenty:

• docelowa architektura systemu EZD RP,
• mapa rozwoju EZD RP do roku 2020,
• opis API – specyfikacja interfejsów komunikacyjnych EZD RP,
• standard EZD oparty na EZD RP, czyli minimalne wymaganie stawiane systemom klasy EZD stosowanym w pozarządowej administracji publicznej, ze szczególnym uwzględnieniem fundamentalnych funkcji systemu, w sposób prawidłowy przygotowując dokumentację do archiwizacji, metody komunikacji oraz migracji danych pomiędzy systemami EZD.